Modifier l'adresse d'un salarié :
Le bouton [Nouvelle adresse],
présenté sur l'onglet Etat Civil / Adresse des fiches Salariés, permet de
conserver en mémoire les anciennes coordonnées afin de les imprimer sur les
bulletins précédents sur lesquels elles figuraient.
Exemple :
Vous
établissez les bulletins d'un salarié pour les mois de janvier, février et
mars. En avril, le salarié change de domicile. La nouvelle adresse figure sur
le bulletin d'avril.
Au mois
de mai, vous devez ressortir le bulletin du mois de janvier. C'est l'ancienne
adresse qui est imprimée.
L'onglet Affectation : Dans cet onglet sont présentées les zones permettant de
définir plus précisément les éléments de paye du salarié.
Si la
société se compose de plusieurs Etablissements, indiquez le code de celui dans
lequel travaille le salarié. Dans le cas contraire, laissez la valeur 0
proposée par défaut et correspondant à l'établissement principal.
La zone
Emploi permet de préciser le type d'emploi occupé. Le bouton [Liste] permet de
sélectionner un emploi ou d'en créer un nouveau si ceux proposés ne conviennent
pas.
Est
ensuite définie la Catégorie à laquelle est rattaché le salarié : stagiaire,
employé, cadre, technicien, etc. Vous disposez là encore du bouton [Liste].
Exemple : Une salariée est employée comme SECRÉTAIRE
et elle est rattachée à la catégorie EMPLOYÉ.
Vous
pouvez regrouper les salariés selon des critères de votre choix, autres que
ceux de l'emploi et de la catégorie, en renseignant les zones Service et
Analytique. Le service peut être différent ou similaire au code analytique.
Ces
deux zones sont utilisées ensuite comme critère de sélection dans les états
standards (JOURNAL DE PAYE, LIVRE DE PAYE, etc.) ainsi que dans les graphiques
(RÉPARTITION ANALYTIQUE et RÉPARTITION PAR SERVICE). Le code analytique est
utilisé pour imprimer l'état ANALYTIQUE.
Exemple :
Une secrétaire peut être ainsi affectée au service Marketing et appartenir au
secteur analytique Administratif.
Les
zones Qualification, Echelon et Coefficient indique la position du salarié
selon la convention collective appliquée à la société. Le coefficient doit
obligatoirement figurer sur le bulletin de paye.
Le Code
emploi permet de connaître la catégorie socio-professionnelle à laquelle est
rattaché le salarié. Ce code correspond à une nomenclature établie pour les
professions et catégories socio-professionnelles des emplois salariés des
entreprises. Ce renseignement sera automatiquement repris lorsque vous
générerez votre fichier T.D.S. en fin d'année.
Affecter
un profil au salarié : Les profils correspondent à des bulletins types à
partir desquels les premiers bulletins des salariés peuvent être établis.
Vous
pouvez limiter son utilisation sur une durée que vous définissez en choisissant
la Date de début et la Date de fin. Le bouton [Flèche] ouvre le Calendrier.
Arrivé
à la fin de la période d'utilisation, c'est le Profil remplacement sélectionné
à ce stade qui sera utilisé pour établir le bulletin du salarié.
Exemple :
Il est convenu que la secrétaire LEPIC passe cadre au mois de juin car elle
remplacera la secrétaire de direction qui part à la retraite à cette période.
Le profil CADRE lui est donc affecté comme profil de remplacement.
Gérer
les entrées et sorties du personnel : La Date d'entrée du salarié dans
l'entreprise doit obligatoirement être renseignée car elle permet de déterminer
si le bulletin doit être établi ou non sur la période. D'ailleurs, vous ne
pouvez pas valider la création de la fiche d'un salarié si cette zone est vide.
La Date
d'ancienneté correspond à la valeur de la variable NBANCIEN. Elle est calculée
chaque mois selon la date d'entrée du salarié dans l'entreprise et la date du
bulletin en cours.
Lorsque
le salarié quittera l'entreprise, vous renseignerez la zone Date de sortie.
Cochez l'option Départ définitif s'il ne doit pas revenir dans la société. Dans
le cas contraire ne la cochez pas.
l'onglet Salaires, sont
définies les informations nécessaires au calcul du salaire à proprement parlé.
La
première Convention collective définie est automatiquement affectée au salarié.
Si plusieurs conventions sont appliquées dans la société, choisissez celle à
laquelle est rattaché le salarié.
Vous
choisissez ensuite le type de paye utilisé parmi ceux proposés lorsque vous
cliquez sur le bouton [Flèche].
Les
éléments utilisés dans le calcul du salaire sont rappelés dans les deux zones
adjacentes dont les libellés se modifient en conséquence, le plus généralement
il s'agit de variables.
Mensuel : Dans ce
cas, le salarié effectue le même nombre d'heures par mois, tous les
mois. Son salaire correspond à la valeur de la variable SALBASE.
Horaire : Le salarié effectue un nombre d'heures variable
d'un mois à l'autre.Son salaire est calculé selon la formule : TXHOR (taux horaire)
x HMOIS (nombre d'heures/mois)
Temps partiel : C'est le cas des salariés ayant un statut temps
partiel auprès de la caisse URSSAF (ceux dont l'horaire hebdomadaire ou
mensuel, fixé dans son contrat de travail, est inférieur d'au moins un
cinquième à la durée légale du travail ou à la durée du travail fixée
conventionnellement pour la branche ou l'entreprise).
Son
salaire correspond à la valeur de la variable SALBASE, définie pour le nombre
d'heures effectuées par mois.
Paye par point : Dans ce cas, le salarié est payé aux points. Son
salaire est généralement calculé d'après une table représentant une grille de
salaire : TPAYEPTS (table) x
NBPOINTS
Autre : Lorsque aucune option ne convient au salarié,
choisissez Autre. Son salaire est calculé selon la formule :
BASE
x NOMBRE (qui ne peut être qu'une variable)
Selon
les dispositions légales en cours et sauf cas particuliers, les cotisations ne
peuvent pas être calculées sur une base inférieure au S.M.I.C. Lorsque l'option Test sur Base/S.M.I.C. est
cochée, si la base de la cotisation est inférieure au S.M.I.C., Ciel Paye pour
Windows recalcule la base de cotisation équivalente au S.M.I.C., rapporté à un
nombre d'heures payées.
Si le
taux horaire en cours est inférieur au taux horaire du S.M.I.C., la base de la
cotisation est automatiquement modifiée selon la formule suivante : Taux horaire S.MI.C. x Nombre d'heures
effectuées.
Notez...L'option
Test sur base et S.M.I.C. doit être également cochée dans les fiches des
cotisations concernées pour que s'effectue ce contrôle.
Cochez la case Multi-employeurs, si :
-le salarié travaille dans plusieurs établissements,
-la régularisation se fait avec Ciel Paye pour Windows.
Puis, saisissez le salaire brut mensuel perçu chez l'(es)
autre(s) employeurs(s)
Pour
les salariés concernés, définissez ensuite le taux ou le montant d'Abattement
pour frais professionnels, à appliquer dans la Limite que vous saisissez.
Exemple :
Le salarié bénéficie d'un abattement pour frais professionnels de 5% sur son
salaire de base dans la limite de 2 000 F.
L’onglet congés permet
de mettre à jour et de consulter les cumuls concernant les congés payés, les
congés RTT et le repos compensateur de chacun des salariés.
Congés payés : Lorsque vous mettez en
place votre dossier, vous devez mettre à jour les zones permettant le calcul
des congés payés par les valeurs calculées au dernier jour de la période
précédent le premier bulletin que vous allez établir au salarié.
Indiquez
ainsi le nombre de jours Dus et Pris ainsi que le Cumul base CP, (cumul des
salaires versés, utilisés comme base de calcul des congés payés), tant pour la
période de référence N-1 que pour la période en cours N.
Ensuite,
au fur et à mesure de l'établissement des bulletins et de la prise de congés
par le salarié, ces valeurs seront automatiquement mises à jour par Ciel Paye
pour Windows.
Lorsque
vous clôturez la période de référence des congés payés, les valeurs de N sont
mises à zéro. Si vous avez demandé le report lors de la clôture, elles sont
ajoutées aux valeurs de N-1.
L'option
Edition des congés payés sur bulletin, cochée par défaut, indique que le
récapitulatif des congés pris et restant à prendre par le salarié sur la
période de référence sera imprimé sur les bulletins.
Congés RTT : Si le salarié bénéficie de la récupération en jours de
congés RTT, cochez la case Droit aux congés RTT.-Indiquez le nombre de jours
RTT dus et pris tant pour la période de référence N-1 que pour celle en cours,
N.
Au fur
et à mesure de l'établissement des bulletins de paie et de la prise de congés
RTT par le salarié, ces valeurs seront automatiquement mises à jour par Ciel
Paye Evolution.
Au niveau du calcul des congés RTT, on distingue :
·Les salariés dont le travail est modulé,
c'est-à-dire
toujours géré en heures mais avec des périodes d'adaptation, liées aux
fluctuations de l'activité de l'entreprise. On parle ici d'annualisation du
temps de travail. Ces salariés bénéficient de jour de repos RTT qui seront
calculés en fonction de la modulation planifiée pour l'année. Dans ce cas, le
décompte des congés RTT ne peut pas s'effectuer automatiquement.
-Une
fois le bulletin calculé, vous renseignez manuellement, en jour, la zone Acquis
dans le mois de l'onglet RTT du bulletin de salaire.
·Les salariés dont le temps de travail est décompté en
jours uniquement,
dans ce
cas, le calcul s'effectue automatiquement suivant la règle imposée par la RTT,
à savoir, 1/12ème du nombre de jours des congés RTT indiqué dans les Paramètres
3 du dossier.
Notez :
L'option Edition des congés RTT sur bulletin doit être également cochée dans
les paramètres du dossier (commande Paramètres du menu DOSSIER). Dans ce cas,
elle est cochée par défaut à la création de la fiche salarié.
Repos compensateur : De la même manière que pour les congés payés, à la mise en
place du dossier, vous indiquez les valeurs à prendre en compte au dernier jour
de la période précédent le premier bulletin établit au salarié. Ensuite, ces
valeurs sont mises à jour par Ciel Paye pour Windows au fur et mesure de
l'établissement des bulletins et du repos pris.
Les valeurs du Repos compensateur sont exprimées en heures
et non en jours.
l'onglet Banque est
défini le Mode de paiement du salaire parmi ceux proposés : virement, chèque ou
espèces.
Si le
salarié est payé par virement et dans la mesure où vous envisagez de transférer
automatiquement les ordres de virement à la banque de la société par disquettes
ou par modem, via Ciel Communication Bancaire, les Coordonnées bancaires du
salarié doivent être précisément saisies d'après le R.I.B (relevé d'identité
bancaire) de chacun. En effet, un contrôle est effectué sur la validité des
informations, lors du transfert à votre banque.
Vous
devez également indiquer le nom de l'Organisme payeur de la société.
Le Jour
de paiement auquel est versé le salaire, le plus généralement le dernier jour
du mois, est renseigné à titre indicatif.
L'onglet Variables
n'est pas présenté lorsque vous créez la fiche Salarié mais uniquement lorsque
vous modifiez une fiche existante.
Toutes
les variables définies par la commande Variables du menu BASES comme étant
Propre au salarié sont présentées dans l'onglet Variables de la fiche Salarié.
Selon
le type de paye retenu pour le salarié et les différents éléments utilisés pour
calculer son bulletin, saisissez les valeurs des variables correspondantes.
Exemple :
Pour un salarié ayant un type de paye HORAIRE, saisissez la valeur des
variables TXHOR Taux horaire et HMOIS Nbre d'heures / mois.
Notez...La
valeur d'une variable peut être également saisie ou modifiée directement dans
le bulletin du salarié. Dans ce cas, cette valeur remplace celle définie dans
la fiche Salarié.
L'onglet Divers :
Paramétrer
les comptes comptables pour le transfert en comptabilité :
Pour
réaliser le transfert de l'écriture de paye mensuelle dans la comptabilité,
contrôlez les numéros de comptes de comptabilité générale, proposés par défaut
dans l'onglet Divers de la fiche Salarié et modifiez-les si besoin est.
Compte
Brut : Compte de classe 6 (641000 par
défaut) dans lequel est imputé le montant du salaire brut.
Compte à payer : Compte de classe 4 (421000 par défaut) dans lequel est
imputé le montant du salaire versé correspondant au Net à payer.
Paramétrer les données
nécessaires à la DADS : Pour établir la D.A.D.S
avec Ciel Paye pour Windows, vous devez renseigner les zones Type de contrat
parmi ceux proposés et correspondants aux imprimés en vigueur : Complet,
Intermittent, Partiel, Domicile, Z Rappel du salaire.
La zone Travailleur étranger
est utilisée également dans la DADS. Elle doit être cochée pour tout salarié
entrant dans cette catégorie.
l'onglet Divers, vous
pouvez aussi renseigner la Date de la dernière visite médicale, devant être
obligatoirement passée par chaque salarié lorsqu'il entre dans la société et
par la suite, au moins une fois par an.
La zone Observations permet de
saisir librement du texte.