Organiser, Réorganiser, ou simplement vérifier la cohérence de la structure existante.

 

 

1 - Identifier les grandes fonctions de l’ entreprise ou du projet, en fonction du modèle ci-dessous :

Ø       Techniques (production, transformation, fabrication)

Ø       Commerciales (achats, ventes, échanges)

Ø       Financière (recherche et gérance de capitaux)

Ø       Sécurité (protection des biens et des personnes)

Ø       Comptabilité (inventaire, bilan, px de revient, statistiques ….)

Ø       Direction et administration (prévoyance, organisation, commandement, coordination et contrôle)

 

2 -  Bâtir l’organigramme fonctionnel en conséquence.

Recommandation :

v       Pour qu’un plan d’organisation soit plausible, seules les fonctions doivent être retenues. Il est indispensable de scinder : les fonctions, des hommes qui doivent les accomplir. En effet, les hommes peuvent exercer plusieurs fonctions, ou en changer  sans que la fonction et son contenue ne soit remis en cause.

 

v       La fonction « TEMPS » doit aussi être écartée car à ce niveau elle viendrait interférer et introduirait des éléments émotionnels et relationnels qui seraient nuisibles à la définition de fonctions.

 

 

3 - Descriptif de fonction.

 

Maintenant que l’organigramme est posé, un descriptif de chaque fonction et s/s fonctions s’impose. Là encore, seules les fonctions et leurs contenus doivent être abordées,

 

A ce niveau, et selon l’objectif à atteindre, il peut se révéler intéressant ou pas d’impliquer le personnel de l’entreprise dans l’élaboration des fiches de fonction.

                  

4 -  Evaluation des temps.

 

                   L’approche « temps » peut se révéler délicate, elle nécessite l’implication soit :

.De professionnel de chaque secteur d’activité, capable d’évaluer les temps/fonction.

.Du personnel ayant rempli les fiches de fonction.

Ou        .Que la personne qui prépare l’évaluation ait une connaissance parfaite de chaque secteur.

 

 

5 - Validation de l’organigramme FONCTIONNEL ET OPERATIONNEL.

QUI FAIT QUOI ?

 

                   Cette étape :             

-          Définition et mise en place des responsables.

-          Clarification des tâches : simplification et élimination des redondances.

-          Précisions quant à la circulation des informations dans l’entreprise.

 

Doit permettre à l’organe de direction de l’entreprise de :

 

v       Capter les informations en provenance des principales fonctions,

v       Retransmettre les directives

v       Exercer un contrôle périodique

 

Elle doit en outre lui permettre de mieux utiliser ses propres ressources par le biais de la délégation.