Qu'est-ce que la comptabilité ?

La comptabilité se définit par deux types d’actions : l’enregistrement des opérations et la synthèse annuelle.

- L'enregistrement quotidien des opérations réalisées par l'entreprise :

             ·          à partir de pièces justificatives,

             ·          dans des comptes,

             ·          en utilisant une technique : le principe de la partie double.

- La synthèse annuelle en trois tableaux :

             ·          le bilan,

             ·          le compte de résultat,

             ·          l'annexe,

en appliquant les règles prévues par le Code du commerce et le plan comptable général (PCG).

A - Enregistrement quotidien et synthèse annuelle. Ce sont en fait deux activités très différentes :

·l'enregistrement quotidien des opérations, c'est l'utilisation « mécanique » des règles et techniques comptables,

·la synthèse annuelle correspond aux « opérations d'inventaire » .

       B - Pièces justificatives

Celles-ci sont indispensables pour la « saisie de l'information ». Elles justifient et permettent de vérifier tout enregistrement comptable. Elles sont obligatoires et doivent être conservées pendant dix ans.

       C - Les comptes

Les opérations réalisées par l'entreprise font évoluer un certain nombre d'éléments (caisse, mobilier…). Cette évolution correspond à une augmentation ou à une diminution de valeur. Il est donc nécessaire de créer, pour chaque élément, un tableau en deux parties (compte) qui enregistre des sommes :

             ·d'un côté, des augmentations,

             ·de l'autre, des diminutions.

       D - Le principe de la partie double

            Pour chaque opération enregistrée au débit, une valeur équivalente doit être comptabilisée au crédit

         E - Le plan comptable général

Il est nécessaire d'en préciser le contenu ; nous y trouvons :   la liste des comptes avec un classement rationnel, leurs numéros et leur mode de fonctionnement. Les comptes sont regroupés en sept classes.

Les classes de 1 à 5 correspondent aux comptes de bilan :

·classe 1 : capitaux (capital, emprunts)

·classe 2 : immobilisations (outil de travail)

·classe 3 : stocks

·classe 4 : tiers (créances ou dettes)

·classe 5 : financiers

Les classes 6 et 7 correspondent au compte de résultat :

·classe 6 : charges (appauvrissements)

·classe 7 : produits (enrichissements).

 Actif / Biens      Débit    Crédit        Passif / Dettes         Débit    Crédit

Compte de classe :                                    Compte de classe :    

2 – Les immobilisations                                              1 – Capital, réserves,

       Les amortissements                                                  Ran, Résultat

                                                                                   Emprunt, provision pour risques

3 -  Les stocks                                                                  

       Les provisions                                                   40 – Les fournisseurs,

                                                                                    Les charges à payer

41 - Les clients

       Les provisions                                                  42 – 43 – 44 - Dettes fiscales et sociales

44566 -TVA à récupérer                                           4457 – TVA collectée

46 –Débiteurs divers                                                46 – Créditeurs divers

486 – charges d’avance                                            487 – Produits constatées d’avance

      et à répartir

5 – Trésorerie et caisse                                            5 Trésorerie

Charges   Débit    Crédit                   Produits          Débit    Crédit

Compte de classe :  6                                       Compte de classe :  7

L'enregistrement des achats et des ventes s'effectue à partir de facture :

·ceci implique l'utilisation de comptes fournisseurs ou clients (en pratique un compte est ouvert pour chacun d'entre-eux),

·entraîne la comptabilisation de la TVA (déductible pour les achats, collectée sur les ventes).

.et la comptabilisation des charges/produits dans des comptes de classe 6 ou 7.

Sur les factures nous trouvons des réductions qui peuvent modifier les règles d'enregistrement. Il faut distinguer :

- les réductions à caractère commercial :

·le rabais : en cas de défaut de qualité ou de conformité,

·la remise : liée à l'importance de la vente ou à la profession du client,

·la ristourne : correspondant à un chiffre d'affaires prévu d'avance pour une période déterminée.

- les réductions à caractère financier :

escompte de règlement en cas de règlement comptant.

Les différents comptes de charges :

Enregistrement des opérations dans les comptes

Les principes :

 ·un compte est ouvert pour chacun d'eux ;

·l'enregistrement d'une opération fait fonctionner deux comptes ;

chaque écriture passée au Débit doit générer une ou plusieurs écritures d’un montant équivalent au Crédit

                                                                                   DT                   CR

Facture d’achat :

401…                 fournisseurs xxx                                                                                 X    (TTC)

6 ……                compte de charge à sélectionner

                               en fonction du détail de la facture                       X ( HT)

445661        tva à récupérer                                                 X (TVA)  

                                                                                   DT                   CR

            Facture de vente

411…                Clients xxxxx                                                   X    (TTC)

7…..                 Compte de produits à sélectionner                                                        X ( HT)

                                               en fonction du détail de la facture

44571          tva collectée                                                                                        X (TVA)  

                                                                                   DT                   CR

Ecriture de ventes journalières (commerce de détail)

7…..                 Compte de produits à sélectionner                                                        X ( HT)

                                               en fonction du détail de la facture

44571          tva collectée                                                                                        X (TVA)  

           5801            ventes espèces                                                                 X    (TTC)

           5802            ventes chèques                                                X    (TTC)

5803                   ventes CB                                                        X    (TTC)

                                                                               DT                   CR

ENCAISSEMENT : (commerce de détail)

           5801            encaissement espèces                                                                                                  X    (TTC)     

            530              contreparties espèces                                                     X    (TTC)                        

           5802            dépôt  chèques                                                                                    X    (TTC)

            512                     contrepartie dépôts  chèques                             X    (TTC)

           5803                   dépôt  CB                                                                                           X    (TTC)

           512                      contrepartie dépôts  CB                                    X    (TTC)

                                                                              DT                   CR

          ENCAISSEMENT  de  facture client

           411               règlement clients sur facture                                                                 X    (TTC)

           512                      contrepartie règlement clients                            X    (TTC)

ECRITURE DE BANQUE à BANQUE ou BANQUE à CAISSE

Les transferts entre compte de banque ou caisse, doivent obligatoirement s’effectuer par un compte :

                        . 580                  cpte de transfert de fond.

                                                                              DT                   CR

Soit : en journal de caisse : retrait d’espèces pour dépôt en banque =

580                                                             X    (TTC)

530                                                                                     X    (TTC)

Soit : en journal de banque : réception d’espèces en banque =

580                                                                                     X    (TTC)

512                                                            X    (TTC)

Il est à noter que les comptes 58… doivent faire l’effet de vérification périodique permettant de contrôler que les soldes sont bien à zéro.

                                                                              DT                   CR

DECAISSEMENT :

401…           règlement fournisseurs                                      X    (TTC)                                   

512                      règlement fournisseurs                                                                         X    (TTC)

421…           règlement salaire                                              X    (TTC)                                   

512                      règlement salaire                                                                                 X    (TTC)

431…           règlement urssaf                                               X    (TTC)                                   

512                      règlement urssaf                                                                                  X    (TTC)

6275            service bancaire                                               X ( HT)

445661        tva à récupérer                                                 X (TVA)  

6616            agios                                                               X ( HT)

512                      règlement                                                                                            X    (TTC)

                                                                               DT                   CR

          Dépenses de carburant, frais de déplacement

          & petite fourniture, par CB .

6251             frais de déplacement                           X ( HT)

6062            Achat de carburant                             X ( HT)

6064            Fourniture de bureau                           X ( HT)

445661        tva à récupérer                                                 X (TVA)  

512                      règlement                                                                                            X    (TTC)

IV - FONCTIONNEMENT DU COMPTE DE L’EXPLOITANT

Lorsque l’exploitant prélève des matières, approvisionnement, fournitures ou marchandises pour son propre usage ou celui de sa famille, le montant des achats doit en principe faire l’objet à chaque prélèvement d’une écriture :

                                                                              DT                   CR

6  ….            Le compte de charge concerné doit être crédité                 X ( HT)

445661        la tva correspondante doit être recalculée                                               X (TVA)  

108              règlement                                                       X    (TTC)

L’écriture inverse est passée lorsqu’il s’agit de charge directement réglée par l’exploitant et concernant l’entreprise :

           quote-part de loyer, affectation proratisée de charges communes…..

          (les justificatifs doivent être conservés).

IMMOBILISATIONS

Achats ou Immobilisations.

Tout élément du patrimoine ayant une valeur économique positive pour l’entreprise est considéré comme un élément d’actif, sous réserve des dispositions relatives aux biens de peu de valeur. Les éléments d’actif destinés à servir de façon durable à l’activité constitue donc l’actif immobilisé.

Les biens de peu de valeur ; < de 500 € à l’unité en 2003 peuvent être directement imputés en compte de charge lorsqu’ils ne dépassent pas les valeurs limites.

Toutefois, les biens qui constituent des éléments destinés à servir de façon durable à l’activité même de l’entreprise doivent être immobilisés. ( biens dont la durée d’utilisation est supérieure à un an), par ex : les échantillons de tissus qui ont une durée de vie supérieure à un an, même si les dépenses exposées chaque année pour ces biens demeurent peu élevées.

IMPUTATION :

Les achats de :                       s’imputent sur les comptes :

v      FRAIS D’ETABLISSEMENT                  201

v      Frais de recherche

v      Logiciel

v      Brevet licence  etc…

v      Fond commercial

Ø       Terrains                                               211

Ø       Construction                                         213

Ø       Instal. Techn. et outillage                      215

Ø       Instal.generales et agencement             2181

Ø       Matériel de transport                             2182

Ø       Matériel de bureau et informatique          2183

Ø       Mobilier                                               2184

Et non sur des comptes de classe 6

La TVA sur immobilisation s’impute sur le compte 445620

                                                           DT             CR

            401 …. Fournisseurs                                                   X

                2….. compte d’immobilisation             X

                445620 TVA                                           X

Soit :  Emprunt de 50,00 mis à la disposition de l'entreprise sur le compte bancaire de l’entreprise.

Il faut donc inscrire la somme au crédit dans le compte Emprunt (compte de dette). Cette opération correspond à une augmentation de dette.

 l'argent a été mis à la banque. Il faut donc inscrire la somme à débit  dans le compte Banque (compte de bien). Cette opération correspond à une augmentation du solde de notre banque.

Soit :  Acquisition de matériel valeur :  70,00.

Cette opération correspond à une augmentation des immobilisations.

A partir de la facture, nous allons inscrire la valeur de l’acquisition au débit dans le compte Matériel (compte de bien) et sa contrepartie au Crédit : compte de fournisseur. (La TVA ne sera pas traitée ici).

Soit :  L'entreprise reçois le règlement d’une prestation de service qui a déjà été facturée :  12,00.

Notre compte bancaire va augmenter de 12€, on va donc débiter le compte 512. En contrepartie, on  constate une diminution du compte clients et on va créditer le compte 41.

RAPPROCHEMENT BANCAIRE

Le rapprochement bancaire consiste en un pointage des comptes de trésorerie dans nos livres, avec  les relevés bancaires émis par  la banque .

Cette opérations vise à identifier les valeurs qui :

                        . d’une part n’ont pas été encore comptabilisées en banque, alors qu’elles figurent dans nos comptes,

                        . et d’autre part ont été  débités ou crédités en banque et pas encore dans nos comptes.

Les régularisations comptables sont effectuées en conséquence .

I - Pièces nécessaires à l’établissement d’un rapprochement bancaire :

o        Le rapprochement bancaire précédent,

o        Le journal de banque ou l’extrait de grand-livre pour la période concernée,

o        Les extraits bancaires émis par la banque,

II - Réalisation du rapprochement bancaire :

Il est préalablement nécessaire de vérifier :

o        Dans nos comptes ; que les soldes de début de période correspondent bien à ceux de la fin de la période  précédente.

o        Qu’il ne manque pas de relevés bancaires  (N°de page en continue, solde de début de période identique à solde de fin de période précédente.

Les écarts sont relevés pour pouvoir être traités par l’état de rapprochement bancaire :

Les « soldes rapprochement » doivent être identiques.

III - TRAITEMENT DES ANOMALIES

On traitera prioritairement les valeurs inscrites côté banque :

Soit il s’agit d’une erreur de la banque, et dans ce cas ces valeurs resterons en rapprochement jusqu’à ce qu’elles aient été annulées ou corrigées par la banque. A ce moment, on pourra les pointer avec le rapprochement bancaire.

Soit il s’agit d’un oubli ou d’une erreur de notre part, il convient dès lors d’en effectuer la correction ou la saisie dans nos livres. A ce moment, on pourra les pointer avec le rapprochement bancaire.

On traitera ensuite les valeurs inscrites dans nos comptes :

S’il s’agit de valeurs récentes =  RAS, il suffira de reporter ces valeurs sur les rapprochements bancaires successifs jusqu’à ce qu’il soit débiter / créditer à la banque.

Par contre, dès lors que ces valeurs deviendront anciennes, il faudra vérifier :

. Qu’elles n’ont pas été saisies deux fois,

                                   . Qu’il ne s’agit pas de valeurs égarées (remise en banque par ex)