Afin de faciliter l'accès à ce
traitement, vous disposez d'un assistant qui décompose le paramétrage du
rapprochement bancaire en quatre étapes :
Etape 1 : -Précisez
si vous souhaitez effectuer un nouveau rapprochement bancaire ou alors
dérapprocher des écritures déjà pointées.
-Si vous choisissez la première option, la phase de
paramétrage s'effectue en 5 étapes.
En revanche, si vous choisissez
la deuxième option, la phase de paramétrage ne s'effectue qu'en 3 étapes.
Etape 2 : -Indiquez
le R.I.B. correspondant au compte bancaire sur lequel le rapprochement va être
effectué. Précisez éventuellement les écritures comptables à prendre en compte
en définissant un intervalle de dates.
-Si
vous avez opté pour un dérapprochement des écritures déjà pointées dans l'étape
1, vous disposez d'un critère de sélection supplémentaire : l'intervalle de
codes rapprochement.
Etape 3 : Cette
étape vous invite à sélectionner la méthode de récupération des comptes
.Saisie libre du relevé
.Acquisition du relevé depuis le minitel
.Acquisition du relevé depuis Internet
.Acquisition du relevé depuis une disquette
.En lien direct avec le protocole ETEBAC3
.Saisie
libre du relevé : Les relevés de comptes bancaires papier envoyés par vos
banques devront être saisis pour être rapprochés avec les écritures de votre
comptabilité.
.Acquisition
du relevé depuis le minitel : -Importez vos relevés de comptes bancaires
par minitel (nécessité de disposer d'un numéro d'accès délivré par votre
banque) afin de les rapprocher avec les écritures de votre comptabilité.
Si vous
choisissez cette option, une fenêtre s'affiche vous permettant de récupérer, à
partir d'un script, votre relevé de compte bancaire.
.Acquisition
du relevé depuis Internet : Vous pouvez vous connecter directement en cochant
l'option Lancer la connexion Internet afin de vous rendre sur le site de votre
organisme bancaire.
Vous
pouvez cocher l'option Acquisition d'un relevé déjà téléchargé. Sélectionnez-le
dans la fenêtre Ouvrir.
Acquisition
du relevé par une disquette : Cette méthode vous amène à récupérer vos
relevés de comptes bancaires transmis sur support disquette par votre banque
afin de les rapprocher avec les écritures de votre comptabilité.
Lorsque
vous sélectionnez cette option, la fenêtre qui s'ouvre vous invite à insérer la
disquette remise par votre banque. La fenêtre suivante vous permet de récupérer
à partir d'un script, votre relevé de compte bancaire.
En lien
direct avec le protocole ETEBAC3 : Cette méthode consiste à récupérer des
extraits de compte au moyen de Ciel Communication Bancaire. Dans le cadre du
contrat "Privilèges", Ciel propose ce service pour permettre une
connexion à un serveur bancaire, par modem, et d'intégrer des extraits
bancaires aux normes ETEBAC3.
Il est
impératif d'avoir, au préalable, paramétré le chemin d'accès à ce logiciel par
l'intermédiaire du menu DOSSIER - commande Paramètres du dossier - Onglet
Communication.
Etape 4 ou 5 (selon l'option
choisie) :
Cette
dernière étape résume les différentes options que vous avez présélectionnées :
vérifiez-les et si elles s'avèrent conformes à vos choix, cliquez sur [Ok].
Dans le cas contraire, cliquez sur [Précédent] pour modifier les options
souhaitées.
La fenêtre de rapprochement
bancaire se décompose en trois parties :
·la
partie Comptabilité (en haut à gauche) contient les écritures comptables
préalablement sélectionnées (dans l'étape 2 du paramétrage de rapprochement) ;
·la
partie Banque (en haut à droite) contient les écritures des relevés de comptes
bancaires si vous avez opté pour une récupération par Ciel Communication
Bancaire, par disquette ou par minitel. Si vous avez opté pour une saisie libre
du relevé de comptes, la fenêtre est vide.
·la troisième (en bas) est destinée aux écritures
rapprochées.
En saisie manuelle de vos relevés
de comptes, une grille de saisie accompagne la fenêtre de rapprochement. Elle
est destinée à reporter les écritures de votre relevé de compte
"papier" (Date, Numéro de pièce, Mode de règlement et Montant).
Afin d'optimiser votre saisie,
nous vous conseillons d'effectuer ce report en une seule fois : cliquez ainsi
sur la touche [Ajouter] pour chaque écriture saisie. A la fin de l'opération,
cliquez sur [Quitter].
Pour obtenir de nouveau cette
grille de saisie, cliquez sur le bouton droit de la souris dans la fenêtre
Banque et sélectionnez l'option Ajouter.
Vous disposez également des
options Supprimer et Passer en comptabilité.
Pour effectuer le rapprochement
d'une écriture :
-Sélectionnez,
dans la partie Comptabilité et dans la partie Banque, les écritures concernées
; ce marquage s'effectue en appuyant sur la barre d'espacement ou en effectuant
un double-clic sur l'écriture à sélectionner (pour démarquer faites de même).
Le nombre et le montant des lignes d'écritures sélectionnées viennent
s'afficher en haut de la fenêtre. Si le montant des lignes sélectionnées des
écritures comptables est égal à celui des lignes sélectionnées de l'extrait de
compte, alors vous pourrez effectuer votre rapprochement en cliquant sur le
bouton [Rapprocher (écart=0...)] ; dans le cas contraire, ce bouton affichera
l'Ecart de rapprochement et le logiciel vous proposera de passer l'écriture
d'ajustement.
-Les
écritures rapprochées apparaissent dans la partie inférieure de la fenêtre. Le
code de rapprochement s'incrémente automatiquement sur 3 lettres (ex : AAA) à
chaque nouveau rapprochement réalisé.
-Si
vous avez malencontreusement rapproché des lignes, vous avez la possibilité de
dérapprocher ces écritures (bouton [Dérapprocher]). Vous pouvez également
cliquer sur le bouton droit de votre souris, dans la liste des écritures
rapprochées, pour obtenir l'option Dérapprocher.
Vous obtenez l'état de rapprochement en appuyant sur le
bouton [Edition].
-Pour confirmer définitivement le rapprochement effectué,
cliquez sur le bouton [Valider].
Ce bouton vous
permet d'accéder à la fenêtre Rapprochement bancaire automatique.