GESTION ADMINISTRATIVE

SUPPORT : Utiliser le dossier «Droit des sociétés»

v    Le choix d’un statut : SA, SARL, Entreprise :

o        Déclaration chambre de commerce,  chambre des métiers,  ou les deux,

o        L’extrait K.bis,

o        La production annuel des bilans auprès du greffe du tribunal,

v      Les principales obligations comptables :

.l’exercice social, il s’agit de la période de référence des salaires et de calcul des charges sociales  = 1/1 – 31/12.

.l’exercice fiscal, la périodicité de l’exercice est définie en fonction des statuts ou du choix de l’entrepreneur lors de la création de l’entreprise, ces dates peuvent être modifiées en respect des contraintes légales.

.les livres comptables,  toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant à l’obligation de tenir certains livres comptables, d’y enregistrer les écritures comptables, d’en conserver les justificatifs ainsi que d’établir des comptes annuels.

                        documents et livres obligatoires :

                                 livre-journal

                                 grand-livre.

                                 livre d’inventaire.

                                 livre spéciaux dans le cas de certaines activités.

                       Forme des livres obligatoires :

Les «livre-journal et  livre d’inventaire » sont cotés et paraphés par le greffier du tribunal de commerce.

Incidence de l’exploitation informatique : l’édition annuel est obligatoire, la conservation du support disquette aussi.

                                               Conservation :

                                                        Les documents comptables doivent être conservés : 10 ans

Production du bilan et de la liasse fiscale,

l’établissement de ces documents est annuel et par période de 12 mois. Ils doivent être transmis à l’administration fiscale dont dépend l’entreprise.

Imposition de l’entreprise ou de la société….)

L’entreprise est imposée en fonction de ses résultats et des taux d’imposition en vigueur : soit 33.33 %. Elle peut en fonction de son CA et de ses résultats bénéficier de mesures d’avantages fiscales qui peuvent ramener le taux d’imposition à 15 % (sous certaines contraintes).

Composition des principaux postes de :

CHARGES  -  PRODUITS  -  RESULTAT

LES PRODUITS : ils sont constitués de toutes les ventes/recettes/produits HT encore appelé CA..

LES CHARGES : Elles sont constitués de tous les coûts de l’entreprise : les achats , les services extérieurs, les salaires, les charges sociales, les impôts et taxes.

LE RESULTAT : il s’agit de la différence entre les produits et les charges .

PRODUITS    –    CHARGES    =    RESULTAT    +   =   BENEFICE

PRODUITS    –    CHARGES    =    RESULTAT    -    =   PERTE

Ø      Charges :

·         les classes, et les affectations ( achats, frais généraux, salaires et chs sociales, taxes ……),

Ø      Produits : 

·         Les classes et affectations,

Ø   Résultat :

Ø      

·       Chiffre d’affaires ou Résultat.

·         Le CA est constitué par toute les ventes de l’entreprise. Ces ressources ne doivent pas être confondues avec le résultat qui tient compte du PA des marchandises vendues et des charges ayant permis leurs ventes.

PLAN COMPTABLE SIMPLIFIE

Incidence des différents postes de charges sur le Résultat,

Conséquence sur l’obligation de pouvoir justifier toutes transactions. (contrôles fiscaux etc … ) :

L’entreprise est imposée sur son résultat, lequel est constitué par un CA… duquel on va soustraire des charges.

La perte de justificatif, permettrait lors d’un contrôle fiscal de mettre en doute le résultat de l’entreprise et de la redresser.

Ce redressement amènerait l’entreprise à payer plus d’impôt que nécessaire ainsi qu’à verser des pénalités de retard.

q       PERSONNEL

q       ACHATS OU CHARGES

q       VENTES

q       TRESORERIE

q       STOCKS

v                                                                                                  PERSONNEL :

q       Formalités liés aux embauches :

LA DPAE :

Tous les employeurs doivent préalablement à l’embauche ( au plus tôt :  8  jours ), procéder à la déclaration nominative du nouveau salarié auprès de l’URSSAF, ou MSA, en établissant la DPAE.

En retour, l’employeur doit remettre au salarié un document écrit reproduisant les informations contenues dans la DPAE, il doit également lui remettre le volet détachable du récépissé envoyé par l’URSSAF, à moins qu’un contrat écrit ait été conclu et qu’il mentionne l’ organisme destinataire de la DPAE.

LE CONTRAT DE TRAVAIL : La rédaction du contrat de travail est impérative dans pratiquement tous les cas, seule la rédaction du contrat CDI n’est pas obligatoire.

SPECIFICITES : pour certains travailleurs :

Etranger, le permis de travail est obligatoire, sinon, vérifier auprès de l’inspection du travail la procédure d’intégration à exécuter.

Chauffeur, Livreur, la validité du permis de conduire

Cariste : copie de l’attestation

Travaux dangereux : selon les travaux à exécuter des permis spécifiques peuvent être requis …

VRP : attestation préfectorale …..

VISITE MEDICALE :

Au plus tard avant l’expiration de la période d’essai, tout salarié doit être soumis à une visite médicale.

REGISTRE DU PERSONNEL :

L’employeur doit obligatoirement tenir un registre unique du personnel, sur  lequel doit figurer chaque salarié, dans l’ordre d’embauche.

+ 50 salariés :

L’employeur doit adresser avant le 8 du mois suivant, un relevé des contrats de travail conclus et résiliés au cours du mois précédent .

q       tenue des dossiers : toutes les pièces relatives à la vie du salarié dans l’entreprise doivent figurer dans son dossier. Toute information relative au contenu des dossiers du personnel ne peut être communiquée à l’extérieur de l’entreprise sans accord préalable de la direction. (ex : dde de la banque du salarié, ou de société de crédit, dde d’adresse ou de N° de tél.…)

o        .le contrat de travail,

o         les avenants,

o         les autres courriers

o         Les arrêts maladies

o         etc. …

q       Gestion des arrêts maladies :

En fonction des garanties de salaires prévues dans les conventions collectives, ainsi que des pratiques de l’entreprise, certains documents doivent être remplis par l’employeur afin que le salarié ou l’employeur puissent être remboursés : attestation de salaire, attestation de reprise

q       Gestion des accidents du travail :

Des formulaires doivent être disponible dans l’entreprise ou peuvent être réclamés auprès de la CPAM, afin d’établir les déclarations d’accident du travail.

    . Triptyque : document nécessaire au salarié afin de pouvoir se faire soigner gratuitement.

    . La déclaration d’accident : à établir et à envoyer sous 48 hrs aux services des accidents du travail dont dépend l’entreprise.

    . le cahier ou registre des accidents du travail : il doit être tenu à la disposition de l’inspection du travail et mis à jour au fur et à mesure.

q       comptabilisation des heures :

SUPPORT : Utiliser le dossier «Droit social»

v                                                                                               ACHATS OU CHARGES :

La procédure d’achat et le degré de complexité ou de contrôle exercés dans l’entreprise dépend de l’organisation et de la taille de chacune.

La procédure décrite ci-dessous se veut la plus complète possible, mais chaque entreprise est libre de l’intégrer à quelque niveau que ce soit en fonction de ses besoins.

q       Demande d’achat :

v      Préalable à tout achat, elle émane d’un service de l’entreprise, et exprime un besoin, ( désignation de l’article, quantité, prix indicatif ?, délai de livraison,  …) elle est destinée au service achat.

q       Les devis :

v      Le service achat reçoit les demandes d’achat , les mets en forme et les émets vers les fournisseurs susceptibles de pouvoir y répondre, cet procédure s’appelle un appel d’offre.

v      En fonction d’un calendrier qui lui est propre : il répertorie les devis reçus en réponse aux appels d’offre

q       Les commandes :

v      Les commandes séquentielles (annuelle, trimestrielle, quantitative..) sur contrat, (maintenance, fournitures diverses), en fonction des responsabilités dévolues à chaque service ou responsable, les commandes sont conclues en fonction d’un ou plusieurs critères ; prix/quantités, quantités/délais.

§         Les copies des contrats annuels, trimestriels, saisonniers, doivent être conservées dans les dossiers fournisseurs.

v      les commandes effectuées pour tout autre produit : fourniture de bureau, marchandises, produits divers etc.…, font l’effet de commandes vers les fournisseurs qui auront été sélectionnés. Les critères : article, référence, prix, quantité, délai, doivent impérativement être repris sur les bons de commande.

A moins de se contenter de faire une copie pour retour au fournisseur revêtu d’un bon pour accord. 

q       les livraisons, les vérifications,

v      le suivi des livraisons ; en fonction des commandes passées, il est judicieux :

§         d’établir un calendrier des livraisons,

§         d’effectuer des relances auprès des fournisseurs, (préventives, hors délai ..)

v      Le contrôle des livraisons

§         Lors de la livraison, il est impératif de vérifier :

§         La forme de l’emballage et de faire des réserves sur le bon de livraison du livreur si nécessaire.

§         De vérifier :les références, articles, quantités.

v      De faire suivre les Bons de livraisons à la comptabilité pour suite à donner.

q       Les factures, la réception des factures est généralement décalée par rapport à la livraison, La comptabilité réceptionne les factures et effectue les contrôles nécessaires :

v      Existence d’un Bon de livraison réceptionné et validé,

v      Vérification des quantités réceptionnées et facturées,

v      Vérification des tarifs,

v      Vérification des dates de livraison et de facturation,

v      Vérification des délais de paiement, des escomptes, remises etc. …,

v      Les imputation et les codifications analytique si besoin,

v      La saisie comptable,

v      La tenue des échéanciers,

v      L’émission des règlements et la tenue de la trésorerie en découlant,

v      Le classement et l’archivage des pièces comptables : DA, CDE, BL, FA.

q       L’import (déclaration CEB..) Toute transaction avec la CEE ou l’étranger doit donner lieu à des déclarations spécifiques réalisées auprès du centre des impôts et des douanes.

v                                                                                               VENTES :

LA TVA : Mécanisme, taux et application ….

C’est un impôt sur la consommation à la charge du consommateur final, collecté et reversé à l’État par les entreprises. À ce titre, il frappe indifféremment quels que soient les revenus du consommateur.

Il existe deux mécanismes de TVA différents suivant l'activité de l'entreprise :

·        pour celles qui ont une activité industrielle ou commerciale, la TVA est exigible au moment de l'enregistrement de la facture (délivrance du bien).

Soit TVA dîtes « sur les débits ».

·        pour celles qui ont une activité de prestations de services, la TVA est exigible au moment de l'encaissement de la somme.

Soit TVA dîtes «sur les encaissements».

Déclaration :

Le calcul du reversement est fait sur une déclaration, en général mensuelle ou trimestrielle (imprimé fourni par l'administration fiscale), qui reprend :

·        la TVA correspondant aux factures de ventes enregistrées ou encaissées pendant le mois selon le cas. (TVA collectée) ;

et déduit :

·        la TVA correspondant aux factures d'immobilisations enregistrées pendant le mois (TVA déductible sur immobilisations) ;

·        la TVA correspondant aux factures d'achats et charges enregistrées ou payées (en fonction de l’indication ou de l’activité du fournisseurs) pendant le mois (TVA déductible sur autres biens et services) :

pour obtenir : la TVA à reverser (TVA à décaisser).

PASSER DU COUT D’ACHAT AU PRIX DE VENTE :

Dans le cadre d’une activité commerciale, l’entreprise fixe le Prix de Vente de ses produits à partir de leur prix d’achat. Ce faisant, elle détermine sa marge.

§           Le coefficient multiplicateur :  il s’obtient en divisant le px de vente par le px d’achat. Lorsqu’une entreprise a défini le coefficient à appliquer, il lui suffit de multiplier le PA par le coef pour obtenir le PV.

Attention : les coefficients peuvent être calculés non par pour une entreprise en général, mais par gamme de produit, ou par produit à l’intérieur d’une gamme, par service etc.…, ce sont donc autant de coefficients applicables.

§           La marge commerciale : s’obtient en soustrayant au prix de vente le prix d’achat.

·         Cette marge peut être exprimée en pourcentage

o        Du px d’achat : taux de marge

o        Du px de vente : taux de marque

Ces calculs s’effectuent sur des valeurs HT ; nécessaire à la vente sur facture. Pour la vente au détail la TVA doit être ajoutée pour obtenir le px public ou PV TTC.

LES DIFFERENTS TYPES DE VENTES :

SUPPORT : Utiliser, en autre, le dossier «Droit commercial»

·                Ventes France, Ventes CEE, Ventes EXPORT, les déclarations DEB.

·                 Déclaration d’échange de biens dans la CE.

Tout assujettis doit établir mensuellement l’état récapitulatif des livraisons intracommunautaires : 1 pour les expéditions, 1 pour les introductions.. et les faire parvenir au service des douanes avant le 10 du mois suivant leurs réalisations.

Déclarations à établir  en fonction des seuils suivants :

·                Ventes au comptoir ou  à l’emporter

·                Ventes sur facture

·                Ventes par correspondance ./……

·                Les services, les contrats …..

·                Les signatures.

·                La réservation : avances, acomptes, arrhes   

§         Les avances et acomptes : sont des versements à valoir sur le prix stipulé sur une commande. La vente étant définitivement conclue

·         les avances sont versées avant tout exécution de la commande,

·         l’acompte, est versé sur justification d’exécution partielle de la commande.

Dans les 2 cas, la commande ne peut être annulée. l’acheteur  perd non seulement la valeur de l’acompte ou de l’avance  mais devra s’acquitter en autre, de la valeur de la commande.

§         Les arrhes : permettent à l’acheteur de se dédire en abandonnant le montant versé au vendeur. Mais si le vendeur se dédît, il devra verser le double des arrhes à l’acheteur.

·                Incidence de la publicité sur l’acte de vente.

·                Les garanties.

q       LES FORMULAIRES :

·           Le devis

·           La commande

·           La facture PROFORMA

·           La facture et les mentions obligatoires : toute opération commerciale entre deux professionnels doit faire l’objet d’une facture qui doit mentionner :

§         Le N° de la facture

§         Les références du client et du fournisseurs

§         La date de vente et du règlement

§         Les réductions de prix consenties

§         L’escompte applicable,

§         La désignation des biens et les quantités

§         Les px unitaires HT

§         Le total TTC

§         Elle doit être établis en 2 ex (au moins) 1 pour le vendeur, 1 pour l’acheteur. Conservation :10 ans

·           L’avoir

v   LA TRESORERIE :

Les différents modes de paiement : CB, Chèques, virement, BAO, TA, espèces….

Et leurs caractéristiques de traitement.

La caisse, le fond de caisse, Le contrôle de caisse, le traitement des erreurs….

                   Les moyens de paiement :

v      CB- le paiement par CB ne se retrouve que dans les magasins de détail, petite, grande ou moyenne surface. Il permet, au travers de contrôle informatisé et sécurisé de vérifier les codes de l’acheteur et l’acception des montants engagés.

Le vendeur s’acquitte d’un taux bancaire sur prestations pour : la garantie, et le paiement de ses prestations.

v      Chèques : moyens de paiement gratuit et autant utilisé que la CB, il est dévolue aux particuliers et aux entreprises.

v      Virement : le virement est principalement utilisé par les particuliers pour : les impôts, les edf et telecom, les emprunts, et par les entreprises pour effectuer leur paiement en série et à moindre coût.

v      BAO, TA : lettre de change : il s’agît là d’un moyen complémentaire de paiement qui n’est plus utilisé que par les entreprises, il permet à celui qui détient ce « papier » de pouvoir l’escompter, l’échanger… bref d’obtenir en compensation d’un paiement sur délai d’une avance bancaire négociée à des taux d’intérêt intéressant.

v      Espèces : moyen de paiement le plus courant, il permet de gérer les petites dépenses quotidiennes. Pour les commerces il nécessite la gestion d’une caisse et d’un fond de caisse.

o        Le fond de caisse : il s’agît de la somme mis en disponible et en petite monnaie pour  pouvoir  exécuter les opérations de détails de trésorerie sans se trouver à court de monnaie.

o        La caisse, est constituée des : opérations de caisse du  jour + du fond de caisse ; et ceci en fonction des éléments recensés par l’addition des ventes du jour .

o        Les ventes : elles sont constituées du solde entre total caisse – fd caisse. Encore faut-il avoir recensé toutes les petites dépenses effectuées en direct et tenu compte des erreurs de caisse potentielle = l’inexplicable !!!

Les relations bancaires.

Après avoir réalisée les ventes (jour, semaine …) il faut déposer les fonds en banque ou en caisse, en principe l’entreprise dispose de bordereau de remise de fond qui lui sont remis par les banques et qu’elle remplie au fur et à mesure de ses besoins : soit remise en espèces, soit en chèques, soit en CB.

Les copies de ces bordereaux doivent être gardés et transmis à la compta pour qu’elle puisse les intégrer dans ses opérations journalières.

v      LES STOCKS :

v           La gestion des stocks permet de connaître de façon précise nos :

                                 STOCK : donc ce qui est disponible à la vente.

                                 ATTENTE DE LIVRAISON,

                                 LIVRAISON RECUES : en attente d’affectation, affectés et vendables

                                 COMMANDES, réservés et donc à livrables

                                 A METTRE EN VENTE : remplissage du magasin, réassort possible,

Et en autre, d’élaborer les états annuels de fin d’année nécessaire à l’établissement du bilan : article, quantification, valeur d’achat, valeur en stock, et permettre l’analyse des provisions éventuelles de dépréciation des stocks.

v           CALCUL DE STOCK : le stock final est celui qui servira dans tout les décomptes mensuels ou annuels, globalement il sera obtenu grâce à la formule suivante :

STOCK DE DEPART + LES ENTREES – LES SORTIES  = STOCK FINAL.

v        LE CONTROLE : Validation technique et réserves, Validation physique du stock, (incidence comptable).

Si en cours d’année, la gestion des stocks peut se contenter d’une validation quantitative estimative, il est important d’effectuer annuellement un « stock physique », afin de vérifier la cohérence des données.

v        LES ALERTES SUR STOCKS

Lorsqu’une gestion des stocks informatisée est opérante, on peut activer les alertes suivantes : Stock mini, stock de réserve,., afin d’être renseigner sur les actions à lancer sans retard :

Stock mini : il sera fonction du délai de réapprovisionnement du fournisseurs et de la consommation estimative, et permettra de ne pas descendre sous ce niveau afin d’éviter la rupture de stock.

Stock de sécurité pour des périodes d’augmentation de la production ou des ventes ou pour faire face à un retard de livraison, ce stock est nécessaire.

Stock de réserve ou stock tampon : lorsqu’elles sont atteintes de nouvelles commandes doivent être émises pour que l’entreprise ne se trouve pas en rupture de stock.

… incidence sur les coûts de revient et sur le résultat : une bonne gestion des stocks permet d’éviter aussi bien la rupture que le gonflement des stocks.